La gestión de un club deportivo encierra muchos aspectos distintos que necesitan ser tratados con la máxima funcionalidad posible, como es la gestión de socios. Por eso, primero hablamos de cómo mejorar la facturación en un club o entidad deportiva, y dado que hay muchos, cómo elegir un software según tus necesidades.
Así que aquí, vamos a seguir profundizando, pero esta vez con la gestión de socios y jugadores. Pero sobre todo, de cómo gestionar las bajas y altas, las tarifas, los carnés de socios, el registro, el control de la equipación… Sí, son muchas cosas distintas, pero fáciles de centralizar si lo digitalizamos.
Dicho esto, vamos a ver en mayor detalle qué funcionalidades debería ofrecerte un software de gestión deportiva, en cuanto a gestión de socios y gestión de jugadores. Y, como no, todo aquello que necesitas tener en cuenta para el club.
Cómo hacer la gestión de socios de un club
Para una buena gestión de socios, es fundamental que el método o programa que vayamos a elegir, agilice el proceso y lo simplifique. Pero, aportando toda la información que necesitamos. Por tanto, debe estar en sintonía con las necesidades del club.
Como bien sabrás, es indispensable tener una buena gestión y comunicación con tus socios. Ellos son parte del alma del club deportivo y un elemento clave para su funcionamiento. Teniendo esto en cuenta, las funciones que deben solventar el software o plataforma que elijas, son variadas pero todas importantes.
Funciones y ventajas de la gestión de socios
Una gestión eficiente de los socios, se encarga del control de bajas y altas de socios, como también de sus cuotas, las tarifas especiales o no que les hemos aplicado a cada uno y todo tipo de condiciones. Con la creación y acceso de una ficha (o perfil), pudiendo encontrar toda esta información administrativa.
- Gestionar las altas y bajas de los socios de manera ordenada.
- Facilitar las inscripciones.
- Crear una base de datos con el registro de todos los socios.
- Personalizar la ficha de cada socio, con detalles tanto personales como administrativos.
- Capacidad de filtrar para ver distintos resultados de socios.
- Generar informes y ficheros exportables.
- Número de registro, socio y detalles.
No hace falta decir que el sistema que elijamos para realizar estas tareas, debe ser seguro y proteger todos los datos de tus socios, para no incurrir en un delito o ser víctima de una fuga de datos.
Mejora la comunicación
Como tampoco deberíamos olvidar que contar con un canal a través del cual se facilita la comunicación en el club, evitamos tener que crear grupos de WhatsApp o mensajería donde es difícil tomar decisiones y comunicarse de manera eficiente.
Por tanto, cuando vayas a elegir un software de gestión para tu club deportiva, es importante que te permita crear un registro de todos tus socios, con una lista de toda su información, detalles y cobros relacionados. Te ayudará a saber el estado del socio, el número de carnet y también si tiene alguna deuda con el club.
Digitaliza la base de datos con tus socios
Si dispones de una plataforma de gestión de socios, gracias a la implementación de un software de gestión de clubes deportivos, podrás crear un registro de todos tus socios. En esta base de datos, unificarás toda la información de socios y tendrás una única fuente donde poder tener el control.
Es importante que la digitalización de tus socios te permita interactuar con ella, modificarla de un modo flexible y segmentarla. Por ello es de gran ayuda poder personalizar la ficha de cada socio, donde ver sus datos como nombre, número de socio o facturación, entre otros.
Podrás potenciar y facilitar la inscripción de nuevos socios gracias a un método simplificado que te permita tener un conocimiento en detalle de todos ellos.
Cobra las cuotas
La gestión de socios es realmente funcional cuando está en sintonia con la administración y gestión de la facturación. Si estas dos funciones están unidas en una misma plataforma, podemos ver de cada socio sus cobros y si tiene una mensualidad pendiente.
Este es la manera de agilizar el trabajo relacionado con la tesorería, ya que se convierte en una tarea sencilla el hecho de cobrar cuotas y cualquier otro tipo de deuda pendiente por parte de un socio. Podrás verlo directamente desde su ficha personal y gestionar la facturación.
Por todo esto, la gestión de socios debe estar en sintonía de las funciones administrativas que te permitan:
- Domiciliación bancaria de cuotas
- Compatibilidad con cualquier tipo de pago
- Generar ficheros SEPA preparados para el banco
- Crea recibos directamente
Esta es la manera más completa de unir de una manera correcta la gestión de socios con las tareas de facturación.
Exportación de datos e informes
Todos estos datos, como la base de datos tus socios o los detalles de facturación, es importante que se puedan exportar en un informe, donde poder ver estos detalles e imprimir el archivo si es necesario. Es una manera de poder tomar mejores decisiones y poder descargar la información relativa.
Cómo aplicar esta gestión de socios
Tal y como has podido ver, desde einages clubs nuestra intención es ayudarte a conocer en detalle la relación de las funciones de un club deportivo y cómo un software de gestión puede serle de ayuda. Todos los factores aquí valorados, deberían ser ofrecidos por la opción que escojamos.
Así que si quieres seguir conociendo más de cerca cómo una plataforma de gestión puede ayudarte a llevar a tu club a la élite, recuerda que puedes ver nuestro artículo sobre facturación. Y, del mismo modo, ¡no te pierdas nada sobre gestión de la facturación en clubes deportivos! Es el momento de llegar tu club al siguiente nivel.
