Hacer cambios a veces resulta una tarea difícil. Nos gustaría probar algo distinto, adaptado a nuestras necesidades y que nos ayude a ser un club deportivo de éxito. Pero, la resistencia a este cambio es lo que marca la diferencia entre un club y otro. Pensamos que nos gustaría, pero no lo hacemos. Y esto pasa con la gestión de la facturación en clubes.
Esta es una situación que se ha dado de forma generalizada cuando hablamos de la gestión de la facturación en club deportivo. Muchos pequeños clubs, ya sean de atletismo, raqueta o fútbol, estaban acostumbrados a llevar las cuentas a mano. En el cuarto de contabilidad, con impresos y detalles a mano.
Este modelo ha ido llegando a su fin y los clubs, para ofrecer una calidad tanto a los jugadores como a sus socios, han apostado por programas de gestión que les solucionen las cosas. Lo importante es el club, no perder el tiempo en facturas hechas a la brava y que pueden generar problemas.
Hemos estado analizando la situación que viven aún los clubs deportivos en cuanto su gestión. Y en consecuencia, vamos a ver cómo un software de gestión de clubes deportivos puede ayudarles en este proceso de digitalización y ver cómo adaptarlo a sus necesidades.
Simplifica la gestión de la facturación en clubes: cuotas, remesas SEPA, facturas…
Por ello, en muchos clubs relegan la administración de facturas, cuotas y remesas al papel y boli, o a anticuados sistemas operativos limitados y plagados de problemas. Esto provoco que el proceso de facturación sea algo lento y engorroso, que está de más en un club.
También es verdad que mucha gente cuando nos pregunta sobre nuestro software de gestión de la facturación en clubes, tiene cierto rechazo al hecho de que deban cambiar su modo habitual con un nuevo programa. De buenas a primeras, suena algo muy difícil, caro y extraño.
Pero un programa de gestión concentra todas las funciones de un club en un mismo sitio y de manera simplificada. Convirtiendo este proceso en algo fácil y que pronto transformará el funcionamiento interno de la propia entidad.
Aunque al principio haya cierta resistencia a cambiar, la verdad es que con el simple acceso a un ordenador dispondremos de una plataforma fresca y sencilla donde gestionar la facturación.
Qué funcionalidades debe ofrecerte un buen software de gestión
Dado el cambio de panorama, donde muchos clubs se han pasado a los programas de gestión de clubes deportivos, han proliferado las ofertas y las opciones disponibles en el mercado. En consecuencia, es importante que sepas qué deben ofrecer a tu club para ser una buena opción.
Así que vamos a aprovechar para repasar, en cuanto a la gestión de la facturación, qué debería ofrecerte un buen software y que pueda resultar de utilidad a tu club. Entre las funciones, encontramos:
- Crear remesas con normativa según SEPA.
- Facturación, remesas, recibos y todos los documentos relacionados.
- Caja de cobro in situ.
- Gestión del alquiler del material y los espacios.
- Recibos de inscripción a actividades y jornadas o torneos.
- Generación de ficheros SEPA.
En pocas palabras, debe simplificar y facilitar las funciones de cobrar las cuotas periódicas con los recibos domiciliados, pero también los pagos online o en efectivo. Como también poder cobrar pagos puntuales de material, actividades o cualquier tipo de evento organizado.
Dicho esto, vamos a ampliar la información respeto a todas las funciones que debería digitalizar un software de gestión de clubes deportivos. Todas ellas, te ayudarán a digitalizar un proceso que suele hacerse pesado y con imprecisiones, en algo sencillo pero completo.
Facturación de ingresos y egresos
Como bien sabes, es obligatorio que el club presente la facturación de todos los trámites y operaciones comerciales. Por este hecho, resulta importante poder llevar el registro de todo tipo de transacciones. Para una buena contabilidad de un club deportivo, el software que elija debe de ayudarle en este registro.
Es decir, el software de gestión de clubes deportivos que elijamos, es importante que registre todo este tipo de operaciones comerciales. Y así, disponer de un comprobante de todo: nóminas del club, las cuotas mensuales de los socios, de gastos en material, etc.
Con un control preciso de la facturación y de las distintas operaciones, tendremos un mayor control contable y podremos realizar un balance anual sin errores. Realizar la contabilidad bajo un software organizado y detallado, evita también que tengamos que contratar servicios externos que nos resuelvan los problemas de cuentas, como haría una asesoría.
Gestión de las facturas
No debemos olvidar el hecho de que un club deportivo está considerador como una organización sin ánimo de lucro. En consecuencia, podemos encontrarnos con facturas con y sin IVA. Esto es, con el pago de socios y donaciones.
Pero, siempre hay un pero. Todas aquellas donaciones que el club o entidad deportiva reciba de una persona no socia, deber ser incluida en la lista de operaciones en las que tendremos que pagar el IVA. Un software debe permitirte ver las facturas, gestionar su IVA y clasificarlas todas para poder verlas en su totalidad.
Por todo esto, el software de gestión deportiva que decidas, debe ser como un departamento de finanzas que te ayude en todas tus tareas de gestión. Es de gran importancia que se adapte a ti y te facilite este trabajo. Y siempre, siguiendo el modelo establecido, como sería el caso de la SEPA.
Para seguir profundizando en la gestión, veamos consejos que pueden serte de ayuda.
Otros elementos importantes para facilitar la gestión de la facturación en clubes
Una vez elegido el programa que te va a ayudar en la facturación, habrás dado una gran paso para el club. Eso significará que ya está preparado para la élite deportiva, pues la mejora interna siempre representa un valor añadido para los socios.
Para complementar una buena gestión de la facturación en clubes deportivos, es bueno también tener en mente otros elementos relativos.
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Registro contable mensual: Permite una contabilidad ordenada y clara, sin sorpresas ni grietas. Resulta más eficaz, toma poco tiempo y podrás realizarlo rápidamente con las 3 funciones anteriormente mencionadas.
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Presentación del balance anual: Otro factor importante para una buena contabilidad, es el hecho de presentar cada año el balance anual a Hacienda. Y además, acompañarlo con el impuesto de sociedades. Sí, un software de gestión para clubes deportivos, debería poder ayudarte en este proceso sin necesidad de una asesoría externa.
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Actualización de patrimonios: Quizás parece que no sea importante, pero tener actualizados los patrimonios hará que tu club evite costosas multas que afecten tanto a sus finanzas como a su imagen.
Si cuentas con un programa que te facilite las funciones que hemos comentado y tienes en cuenta esta pequeña lista de consejos, ¡tu club llegará a otro nivel!
No es necesario externalizar gestión de la facturación en clubes
Todo club deportivo debe presentar cada año a Hacienda un balance económico del que depende, en gran parte, la sostenibilidad y reputación de la organización. Y también, gestionar correctamente todas las operaciones que tengan lugar en el club.
Pero, no por eso necesitamos contratar los servicios de otra empresa que nos arregle las cuentas. Puedes hacerlo tú, de manera interna, fácil y clara, para dar un nuevo valor al club y mejorar su funcionamiento. Sí, en eso consiste la elección de un software de gestión deportiva como einages clubs.
Así que si quieres solucionar toda la facturación, modernizar y llevar tu club hacia la élite, no dudes en aplicar los puntos aquí tratados. Y si también quieres descubrir cómo mejorar la gestión de jugadores y socios, ¡no te pierdas nuestra siguiente entrada!
